Положение об учете персональных данных сотрудников (работников)

об учете персональных данных сотрудников (работников)
Муниципального общеобразовательного учреждения Андреапольской
средней общеобразовательной школы №1 (МОУ АСОШ №1)
и ведении их личных дел
I.

Общие положения

1. Положение об учете персональных данных сотрудников (работников)
Муниципального общеобразовательного учреждения Андреапольской средней
общеобразовательной школы №1 и ведении их личных дел определяет порядок
организации работы по учету персональных данных сотрудников (работников)
Муниципального общеобразовательного учреждения Андреапольской средней
общеобразовательной школы №1 (далее - сотрудник), порядок ведения, учета и
хранения личных дел сотрудников.
2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к
прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу
(субъекту персональных данных).
3.
Представитель
нанимателя
в
лице
директора
Муниципального
общеобразовательного
учреждения
Андреапольской
средней
общеобразовательной школы №1 (далее - представитель нанимателя)
обеспечивает защиту персональных данных сотрудников, содержащихся в их
личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
4. Лицом, уполномоченным на получение, обработку, хранение, передачу и любое
другое использование персональных данных сотрудников в Муниципальном
общеобразовательном
учреждении
Андреапольской
средней
общеобразовательной школе
№1 являются заместитель директора по
информатизации и секретарь-иашинистка, отвечающая за ведение личных дел.

II. Учет персональных данных сотрудника
5. Учет персональных данных сотрудника осуществляет заместитель директора
по информатизации.
6. К ведению учета персональных данных сотрудника предъявляются следующие
требования:
6.1. Учет ведется постоянно индивидуально по каждому сотруднику.
6.2. Учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и
качественный состав сотрудников МОУ АСОШ №1.
7. Учет осуществляется на основании личного дела и документов учета
сотрудника, содержащихся на бумажных носителях.
8. Допускается
автоматизации.

обработка

сведений

учета

с

использованием

средств

9. Обработка сведений учета с использованием средств автоматизации
осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов)
Муниципального общеобразовательного учреждения Андреапольской средней
общеобразовательной школы №1
10. Документами учета персональных данных сотрудника является:
10.1. Личное дело сотрудника (форма приведена в приложении N 1 к
Положению).
11. Документы учета сотрудника заполняются шариковой ручкой (чернилами
черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах.

III. Ведение личного дела сотрудника
12. Личное дело сотрудника ведется секретарём-машинисткой.
13. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника,
являются конфиденциальной информацией (служебной тайной).

14. Документы, приобщенные к личному делу сотрудника, брошюруются,
страницы нумеруются и заносятся в опись (форма приведена в приложении N 2 к
Положению).
15. Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной
деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, материалами
личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений
и других документов и материалов.
16. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в
помещении кадрового подразделения в присутствии лица, осуществляющего
обработку персональных данных.
17. К личному делу приобщаются:
- письменное заявление о приеме на работу;
- копия приказа о назначении на должность (о приеме на работу);
- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных
дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения,
внесенные в трудовой договор;
- анкета установленной формы, заполненная собственноручно или с помощью
электронных носителей и подписанная гражданином Российской Федерации, с
приложением фотографии;
- копии приказов о переводе сотрудника на иную должность, о временном
замещении им иной должности;
- копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении) или его
приостановлении;
- копии прочих приказов, связанных непосредственно с трудовой деятельностью;
- аттестационный лист сотрудника, прошедшего аттестацию, и отзыв об
исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- копии решений о поощрении, награждении сотрудника, а также о применении к
нему дисциплинарного взыскания;
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об
отстранении сотрудника от замещаемой должности;
- согласие на обработку персональных данных;

- обязательство сотрудника о неразглашении сведений, ставших известными ему
при исполнении служебных обязанностей;
- документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или его отдельные
периоды, в том числе в льготном исчислении;
- копии документов об образовании и о квалификации, документов о
квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по
результатам дополнительного профессионального образования, документов о
присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного
преследования либо прекращения уголовного преследования;
- заключение предварительного
(обследования);

(периодического)

медицинского

осмотра

- заключение врачебной
освидетельствованию;

комиссии

по

обязательному

психиатрическому

- заключение врачебной
освидетельствованию;

комиссии

по

обязательному

наркологическому

- копии решений о награждении государственными наградами Российской
Федерации, Почетной грамотой Министерства Просвещения РФ, об объявлении
благодарности Министерства Просвещения, присвоении почетных званий,
присуждении государственных премий (если таковые имеются);
- копия трудовой книжки сотрудника и (или) сведения о трудовой деятельности,
оформленные в установленном законодательством Российской Федерации
порядке;
- иные документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.
18. В случае изменения личных данных, изложенных в анкете и автобиографии (в
частности, вступление в брак, изменение фамилии, паспортных данных, адреса
регистрации, рождение ребенка), сотрудник сообщает об этом в форме заявления.
На основании данного заявления издается приказ о внесении изменений в
персональные данные.
19. Копии документов, приобщенные к личному делу, заверяются лицами,
непосредственно осуществляющими обработку персональных данных.

20. Документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в
возрастающем порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документов,
черным графическим карандашом в соответствующей части личного дела по мере
поступления. Каждый документ учитывается в описи соответствующей части
личного дела с указанием его наименования, номеров листов, даты включения в
личное дело и подписи лица, непосредственно осуществляющего обработку
персональных данных.
IV. Учет и хранение личных дел сотрудников
21. Учет и хранение личных дел сотрудников ведется в Журнале учета личных
дел (форма приведена в приложении N 3 к Положению).
22. Доступ к личным делам работников имеют только секретарь и директор МОУ
АСОШ №1(либо сотрудник его замещающий).
Учет личных дел сотрудников, ведется секретарём МОУ АСОШ №1.
23. Личные дела подлежат регистрации в Журнале учета личных дел не позднее
пяти рабочих дней с момента издания приказа о назначении сотрудника на
должность (приеме на работу).
24. Личные дела сотрудников хранятся в металлическом несгораемом сейфе
(металлическом шкафу). Условия хранения личных дел должны обеспечивать их
сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного
использования либо иных негативных факторов, влияющих на сохранность и
целостность.
25. Инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в
Журнале учета и регистрации личных дел) производится не реже одного раза в
год.
26. В случае отсутствия лица, осуществляющего обработку персональных данных,
хранение, ведение, прием-передача персональных данных, а также других
необходимых документов (в том числе электронных баз данных), ключей от
помещений и сейфов (металлических шкафов) производятся должностным лицом,
назначенным приказом по Муниципальному общеобразовательному учреждению
Андреапольской средней общеобразовательной школе №1,
которое будет
осуществлять обработку персональных данных, по акту приема-передачи.

Приложение N 1
к Положению об учете
персональных данных сотрудников
Муниципального общеобразовательного учреждения
Андреапольской средней общеобразовательной школе №1
и ведении их личных дел
Форма

Муниципальное общеобразовательное учреждение
Андреапольская средняя общеобразовательная школа №1
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № _____

______________________________________________________
(фамилия)

______________________________________________________
(имя)

______________________________________________________
(отчество (при его наличии))

Дата открытия личного дела: _______________________

Дата окончания личного дела: _______________________

количество листов -

срок хранения дела –

Ответственный : _____________________

Приложение N 2
к Положению об учете
персональных данных сотрудников
Муниципального общеобразовательного учреждения
Андреапольской средней общеобразовательной школе №1
и ведении их личных дел

Форма

Опись документов

N
№
п/п доку
мент
а
1

2

Дата
документа

Дата включения
документа в
личное дело

Наименов
ание
документ
а

Номера листов

Приме
чание

3

4

5

6

7

Приложение N 3
к Положению об учете
персональных данных сотрудников
Муниципального общеобразовательного учреждения
Андреапольской средней общеобразовательной школе №1
и ведении их личных дел
Форма
Муниципальное общеобразовательное учреждение
Андреапольская средняя общеобразовательная школа №1

Журнал учета личных дел

№
п/п

1

Фамилия,
Табел
имя, отчество ьный
(при наличии) номер
сотрудника
2
3

Дата
поступления
на работу

Структурное
подразделен
ие

Должност
ь

4

5

6

Дата
увольнен
ия

Примечан
ие

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N _________________________, в том числе:
литерные номера листов _________________________________________________;
пропущенные номера листов _______________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и
формирования дела

Номера

1

2

Наименование должности
работника
Дата

Подпись

листов

Расшифровка подписи